En resumen y para saber más

Diseño de una base de datos
Consiste en:
- Distribuir la información en diferentes tablas
- Establecer los campos y sus propiedades, para cada tabla.
- Crear las relaciones entre las diferentes tablas.

Método de diseño:
1º) Estudiar toda la información que interesa gestionar
2º) Distribuir la información en diferentes “temas”:tablas de la B.D.
3º) Establecer las claves externas: campos de conexión entre tablas.
4º) Establecer las claves principales: campo o campos que caracterizan univocamente a cada registro de una tabla.
5º) Crear las Relaciones entre las tablas.

Ejemplo: Facturación de una empresa

1º)Información
- Datos del cliente
- Datos de los artículos a facturar
- Datos de los diferentes pedidos

2º)Tblas:
- Clientes
- Artículos
- Pedidos

3º)Claves Externas
Clientes>>>>Pedidos<<<>>>>Pedidos<<< fila =" un">>]
- Para colocar un campo concreto, hemos de tenerlo seleccionadoy pulsar [>].
- Si hacemos algún error podemos volver a comenzar (botón [<<]) o eliminar un campo concreto (botón [<]) - El asistente ya asigna una clave principal. - En el caso de que no sea la primera tabla de la base de datos, el asistente nos guia para establecer las “relaciones”. - Al acabar es conveniente escoger la opción "Modificar el diseño de la tabla", para visualizar la estructura de la tabla y si lo consideramos conveniente podemos modificar algunas características. - Desde la pantalla principal de la B.D., clic en el icono "Realaciones" - Aparece una ventana de nombre "Mostrar tabla" que nos permite colocar las tablas (o consultas) en la ventana de relaciones: * Seleccionamos la tabla y clic en [Agregar] * Para acabar, clic en [Cerrar] - Si ya existe alguna relación en la “Pantalla de Relaciones”,no aparece la ventana "Mostrar Tabla";para que aparezca hemos de hacer clic en el icono "Mostrar Tabla" - Una vez colocadas las tablas en la ventana de relaciones, para establecer una relación: * Seleccionamos el campo de la tabla principal y sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, “arrastramos” el campo hasta situarlo en el campo correspondiente de la tabla relacionada. * En este instante aparece la ventana que nos permite modificar el tipo de relación, con la posibilidad de "Exigir Integridad Referencial". - Una vez establecida una relación podemos modificarla: * Seleccionamos la línea de conexión de la relación. * Pulsamos el botón derecho del ratón para que aparezca el “menú contextual”. * Escogemos la opción "Modificar relación..." - Cuando hemos acabado de trabajar en la “Pantalla de Relaciones”,hemos de grabar los cambios:como siempre, clic en el icono "Guardar". . Insertar hojas secundarias de datos Desde la “Pantalla Hoja de Datos” de una tabla podemos visualizar los datos relacionados de otras tablas… - Desde la “Pantalla Hoja de Datos” de una tabla: Menú Insertar Hoja secundaria de datos… - Aparece una ventana donde hemos de seleccionar la tabla cuyos datos vinculados deseamos visualizar y los campos relacionados. - En la “Pantalla Hoja de Datos” de la tabla aparece una nueva columna (1ª columna de la tabla) con el signo “+” an cada registro. - Si pulsamos en el signo “+” de un registro determinado, aparecerán los datos relacionados de dicho registro. - Para volver a la situación inicial deberemos pulsar en el signo “-“ - Si queremos “conservar” la Hoja secundaria de Datos, deberemos grabar (como siempre) desde la “Pantalla Hoja de Datos”. Insertar una tabla como cuadro combinado de otra 1ª Posibilidad - Desde la “Pantalla de Diseño de la tabla 1” y el cursor en el campo relacionado con la Tabla 2. - Selecciona la Solapa:Búsqueda en el Panel de Propiedades: - Sitúa el cursor en el único campo que aparece (clic en “Cuadro de Texto”),y escribe o selecciona "Cuadro Combinado". - Rellena los campos que aparecen de la siguiente forma: Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta Origen de la fila: Tabla 2 Columna dependiente: 1 Número de columnas: 2 Encabezados de columnas: No Ancho de columna: 0cm;3cm Filas de lista: 8 Ancho de la lista: Auto Limitar a la lista: Sí 2ª Posibilidad - Desde la “Pantalla de Diseño de la Tabla 1”, añade un nuevo campo con… - Nombre del campo: escribe elnombre que quieras. - Tipo de datos: escoge la opción: En este momento se activa el “asistente” que nos hace una serie de preguntas: * Quiero que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta * Tabla: Tabla 2 * Clic en [>>] para incluir todos los campos.
* Etc.
Introducción de Registros Desde la “Pantalla Hoja de Datos” de una tabla:
- Cuando comenzamos a introducir un registro, aparece un pequeño lápiz a la izquierda del registro fila que estamos rellenando), que desaparece al acabar de rellenar el registro.
- Para “saltar” al campo siguiente: pulsa las teclas [Return] o [Tab]
- En un campo "Autonumérico", no hemos de escribir nada, simplemente pulsar [Return] o [Tab] - En un campo determinado, si deseamos el mismo valor que en el registro anterior, basta que pulses [CTRL][Apóstrofe]
- Si el campo es un cuadro combinado: Una forma: Clic en la flecha del cuadro combinado. Clic en la opción deseada del cuadro Pulsa [Tab]
Otra Forma: Al pulsar la tecla [F4] se “abre” el cuadro combinado Con la tecla del cursor abajo, seleccionamos el valor deseado Pulsa [Tab]
Otra forma: Al escribir las primeras letras, aparece elvalor en el cuadro combinado Pulsa [Tab] para validar el valor y saltar al campo siguiente.
- Si el campo es OLE,para introducir un valor hemos de proceder de la siguiente forma:
* Situado el cursor en el campo OLE
* Menú Insertar Objeto…
* “Crear desde archivo”
* Clic en [Examinar…]
* Localiza el objeto a insertar
* [Aceptar][Aceptar]
* [Tab] para validar, ypasar al siguiente campo.
- Podemos introducir/visualizar registros desde otra pantalla:
* Desde la “Pantalla Hoja de Datos” de una tabla.
* Clic en Autoformulario
* En el caso de un “campo OLE”, sólo se visualiza en el autoformulario
* Si la tabla contenía una “Hoja secundaria de datos”, aparece automáticamente en el autoformulario en forma de Subformulario